Zo bepaalt Vanelo AI wat er in
iedere e-mail komt

Eerst bepalen wie je benadert, daarna de mail

Een goede outreachmail begint met de vraag aan wie je hem eigenlijk wilt sturen.

Op basis van jouw doelgroep zoekt Vanelo AI naar relevante bedrijven en de juiste contactpersonen binnen die organisaties. Vervolgens wordt onderzocht wat er bij het bedrijf en de individuele contactpersoon speelt. Een compleet overzicht van dat voorwerk vind je bij wat Vanelo AI voor je doet.

Dat kunnen ontwikkelingen bij het bedrijf zijn zoals een nieuwe dienst, groei, vacatures of andere actuele signalen. Ook relevante onderwerpen waar een contactpersoon zelf publiekelijk over communiceert, kunnen context geven.

Het doel van die research is niet om zoveel mogelijk persoonlijke informatie in een e-mail te verwerken. Het gaat om één veel belangrijkere vraag:

Waarom is het logisch om juist dit bedrijf en deze contactpersoon te benaderen?

Pas als daar een relevante aanleiding voor is, wordt bepaald hoe die context in de benadering kan worden gebruikt.

Niet alles wat persoonlijk is, is relevant

Personalisatie en relevantie zijn niet hetzelfde. Vanelo AI verzamelt daarom niet alleen informatie over het bedrijf en de contactpersoon, maar bepaalt ook welke informatie relevant is voor jouw aanbod en de reden waarom je contact opneemt.

Bij die afweging kijkt Vanelo AI welke beschikbare context aansluit op jouw aanbod, commerciële kaders en de reden voor contact. Een recente LinkedIn-post kan bijvoorbeeld bruikbare context zijn als die verband houdt met de reden voor contact. Maar zo'n post hoeft niet in de e-mail te worden genoemd alleen om te laten zien dat er research is gedaan.

Persoonlijke informatie voegt pas iets toe als die relevant is voor de reden waarom je contact opneemt.

Hetzelfde uitgangspunt geldt voor links, bijlagen en andere elementen in een e-mail: voeg ze alleen toe als ze daadwerkelijk iets bijdragen. Of een e-mail daadwerkelijk de inbox bereikt, hangt af van meerdere factoren, zoals verzendreputatie, authenticatie, verzendgedrag en de inhoud van het bericht. Daarom worden links, bijlagen en andere elementen alleen toegevoegd wanneer ze bijdragen aan het doel van de mail. Soms is het bijvoorbeeld logischer om eerst te vragen of iemand een whitepaper wil ontvangen, in plaats van hem direct mee te sturen.

Jij bepaalt de commerciële spelregels

Vanelo AI bepaalt niet zelfstandig hoe jouw organisatie zich naar buiten toe moet presenteren. Jij geeft de commerciële kaders aan.

Denk aan de schrijfstijl, formaliteit en gewenste lengte van je mails. Je kunt aangeven welke propositie je onder de aandacht wilt brengen, welke voordelen van je aanbod belangrijk zijn en wat het doel van een campagne is. Wil je vooral een kennismaking starten, een whitepaper aanbieden of een andere volgende stap voorstellen? Dan verandert ook de mail.

Jij bepaalt de spelregels. Vanelo AI schrijft de individuele mail.

Geen template met ingevulde variabelen

Veel outreach begint met een standaardtekst waarin gegevens zoals een voornaam, bedrijfsnaam of functie worden ingevuld. Met AI kan daar bijvoorbeeld nog een persoonlijke openingszin aan worden toegevoegd. Vanelo AI werkt anders.

Iedere e-mail wordt individueel geschreven op basis van relevante informatie over het bedrijf en de contactpersoon, wat daar op dat moment speelt en de commerciële kaders die jij hebt meegegeven.

Dat betekent niet dat iedere e-mail compleet anders moet klinken. Bij vergelijkbare bedrijven kunnen dezelfde commerciële argumenten relevant zijn. Het verschil is dat Vanelo AI niet steeds dezelfde standaardtekst invult, maar per bedrijf en contactpersoon bepaalt wat relevant is om in de e-mail te gebruiken.

Neem bijvoorbeeld een marketingbureau dat net een nieuwe B2B-dienst heeft gelanceerd. Als jouw doel een kennismaking is, kan de mail aansluiten op de uitdaging om voor die nieuwe dienst klanten te vinden en van daaruit een gesprek voorstellen. Wil je diezelfde contactpersoon een relevante whitepaper aanbieden? Het bedrijf en de contactpersoon zijn hetzelfde en de beschikbare informatie is hetzelfde, maar het doel van de mail verandert. Daarom verandert ook de mail.

Niet alleen de eerste mail telt

Koude B2B-outreach bestaat vaak uit meer dan één contactmoment. Wanneer iemand niet op de eerste e-mail reageert, heeft het weinig zin om dezelfde boodschap te herhalen of alleen te vragen of iemand de vorige mail heeft gezien.

Vanelo AI kiest bij een vervolgbericht daarom een andere relevante invalshoek. Dat kan bijvoorbeeld andere informatie over het bedrijf zijn, een ander voordeel van je aanbod of een eenvoudigere vraag. Zo sluiten de verschillende berichten logisch op elkaar aan, zonder dat iedere opvolging een herhaling van de vorige mail wordt.

Zodra iemand interesse toont, kan Vanelo AI helpen om een afspraak in te plannen. Vanaf daar neem jij het persoonlijke verkoopgesprek over.

Je houdt controle over wat er namens jou wordt verstuurd

Automatiseren betekent bij Vanelo AI niet dat je vanaf dag één de controle hoeft weg te geven.

Je kunt iedere e-mail vooraf bekijken. Je kunt een bericht goedkeuren, aanpassen of besluiten het niet te versturen.

Krijg je vertrouwen in de e-mails die Vanelo AI schrijft, dan kun je ervoor kiezen het verzenden verder te automatiseren. Maar dat hoeft niet: je kunt iedere e-mail ook zelf blijven controleren.

De echte winst zit in het voorwerk

Eén goede e-mail schrijven is meestal niet het grootste probleem. De tijd zit vooral in het steeds opnieuw vinden en voorbereiden van geschikte bedrijven en contactpersonen.

Vanelo AI doet dat voorwerk: geschikte bedrijven en contactpersonen vinden, relevante informatie verzamelen, bepalen welke benadering past en een individuele e-mail schrijven. Zo hoeft jouw salesteam die stappen niet iedere keer opnieuw uit te voeren.

Het doel is niet om één perfecte template te maken die je vervolgens naar zoveel mogelijk mensen stuurt. Het doel is om dit voorwerk voor ieder geschikt bedrijf en iedere contactpersoon opnieuw uit te voeren. Zo kan koude acquisitie structureel doorgaan zonder dat je salesteam steeds opnieuw al het handwerk hoeft te doen.

Jij bepaalt de commerciële kaders. Vanelo AI doet het voorwerk.