Koude acquisitie automatiseren kan veel terugkerend werk uit handen nemen. Denk aan potentiële klanten zoeken, contactgegevens verzamelen en controleren, persoonlijke e-mails schrijven en opvolging organiseren.
Een groot deel van dit proces kan automatisch verlopen zodra je de juiste instellingen hebt vastgelegd. Maar niet iedere stap vraagt dezelfde aanpak. Het voorbereiden en versturen van een persoonlijke e-mail is iets anders dan het voeren van een verkoopgesprek.
De belangrijkste vraag is daarom: welke werkzaamheden kun je automatiseren en waar blijft jouw commerciële oordeel nodig?
Koude acquisitie automatiseren: drie mogelijkheden
Je hoeft niet te kiezen tussen alles handmatig doen en alles volledig automatiseren. In de praktijk zijn er drie mogelijkheden:
- Automatiseren: software voert werkzaamheden zelfstandig uit op basis van vooraf ingestelde criteria.
- Automatiseren met controle: software voert het werk uit, maar jij beoordeelt de uitkomsten voordat een volgende stap wordt gezet. Eenmaal alles ingesteld, dan gaat het vanzelf.
- Zelf doen: werkzaamheden waarbij persoonlijk contact, commercieel inzicht en vertrouwen centraal staan.
Welke aanpak geschikt is, verschilt per stap in het acquisitieproces en hangt af van de software die je gebruikt. Ook kun je ervoor kiezen om eerst meer controle te houden en later verder te automatiseren.
Welke stappen van koude acquisitie kun je automatiseren?
| Stap | Mate van automatisering | Wat bepaal je zelf? |
|---|---|---|
| Doelgroep en propositie instellen | Vooraf instellen, daarna automatisch toepassen | Je propositie, doelgroep en commerciële uitgangspunten |
| Potentiële klanten, contactpersonen en contactgegevens vinden | Goed automatiseerbaar | De criteria waarop bedrijven en personen worden geselecteerd |
| Bedrijfsinformatie verzamelen | Goed automatiseerbaar | Welke informatie relevant is voor je benadering |
| Persoonlijke e-mails schrijven | Automatiseerbaar met of zonder voorafgaande controle | Boodschap, toon en gewenste mate van controle |
| Verzending en opvolging | Automatiseerbaar binnen ingestelde kaders | Verzendinstellingen, opvolgaanpak en gewenste mate van controle |
| Reacties verwerken en vervolgstappen organiseren | Deels automatiseerbaar | Wanneer je persoonlijk overneemt en hoe je inhoudelijk reageert |
| Verkoopgesprekken en relaties opbouwen | Vooral menselijk | Doorvragen, adviseren, omgaan met bezwaren en onderhandelen |
1. Potentiële klanten en contactpersonen zoeken
Stel dat je software verkoopt aan Nederlandse zakelijke dienstverleners met 20 tot 100 medewerkers.
Normaal gesproken zoek je zelf naar passende bedrijven, bekijk je hun websites en probeer je te achterhalen wie verantwoordelijk is voor de aankoop van jouw oplossing. Vervolgens moet je de zakelijke contactgegevens van die persoon vinden en controleren.
Dat zoekwerk kun je automatiseren.
Je legt vooraf vast welke bedrijven en functies je wilt bereiken. Software kan vervolgens bedrijven en contactpersonen zoeken die bij die criteria passen. Ook het verzamelen en valideren van zakelijke e-mailadressen kan onderdeel zijn van het proces.
Daarmee hoef je niet ieder bedrijf afzonderlijk op te zoeken. Wel is het verstandig om bij de start te controleren of de selectie daadwerkelijk aansluit op je doelgroep. Een bedrijf dat aan je filters voldoet, is niet automatisch een geschikte potentiële klant.
Wat blijft jouw taak? De selectiecriteria bepalen en bijstellen wanneer de gevonden bedrijven of contactpersonen onvoldoende aansluiten.
2. Relevante informatie verzamelen
Een persoonlijke benadering vraagt om meer dan een bedrijfsnaam en een e-mailadres.
Je wilt bijvoorbeeld weten wat een organisatie doet, welke ontwikkelingen er spelen en of er een aanleiding is om contact op te nemen.
Stel dat een bedrijf meerdere nieuwe accountmanagers zoekt. Voor een leverancier van salesondersteunende software kan dat een relevante aanleiding zijn om het bedrijf te benaderen.
Het handmatig verzamelen van zulke informatie kost tijd. Software kan bedrijfswebsites en andere beschikbare bronnen doorzoeken en informatie verzamelen voor je benadering.
Het gaat daarbij niet alleen om informatie vinden, maar ook om bepalen welke context aansluit op jouw propositie. Een persoonlijk detail is niet automatisch een goede commerciële aanleiding. Ook bewijst een vacature op zichzelf niet dat een bedrijf behoefte heeft aan jouw oplossing.
De relevante informatie kan vervolgens worden gebruikt bij het voorbereiden van een persoonlijke e-mail.
Wat blijft jouw taak? Duidelijk maken welke problemen je oplost en welke informatie voor jouw aanbod relevant is. Controleer bij de start of de gevonden aanleidingen bruikbaar zijn en geen ongefundeerde aannames opleveren.
3. Persoonlijke e-mails schrijven
Ook het schrijven van een eerste salesmail kun je automatiseren.
Daarbij is het verschil tussen een standaardbericht en een individueel geschreven e-mail belangrijk.
Een standaardbericht gebruikt grotendeels dezelfde tekst voor iedere ontvanger. Een individueel bericht kan worden opgesteld op basis van informatie over het betreffende bedrijf en de persoon die je wilt bereiken.
Stel dat een bedrijf zijn commerciële team uitbreidt. Software kan die informatie combineren met jouw propositie en een e-mail schrijven die daarop aansluit.
Je hoeft de aanleiding dan niet zelf op te zoeken of de volledige mail handmatig te schrijven. Je bepaalt vooraf wel wat je wilt overbrengen, welke toon past en wat het doel van de mail is.
Bij Vanelo AI wordt iedere e-mail individueel geschreven op basis van relevante bedrijfs- en contactinformatie en jouw commerciële uitgangspunten. Het gaat dus verder dan een standaardbericht waarin alleen de naam en bedrijfsnaam worden vervangen. Je kunt de e-mails eerst beoordelen in de conceptmodus of automatisch laten versturen.
Wat blijft jouw taak? Boodschap, toon en gewenste mate van controle bepalen. Let bij de beoordeling ook op feitelijke juistheid en aannames over de ontvanger.
4. Verzending, opvolging en reacties organiseren
Wanneer je meerdere potentiële klanten benadert, moet worden bijgehouden wie een bericht heeft ontvangen, wie heeft gereageerd en waar opvolging nodig is.
Ook dat proces kun je automatiseren.
Software kan e-mails versturen, opvolgmomenten organiseren en vervolgberichten schrijven en verzenden volgens vooraf ingestelde regels. Afhankelijk van de software kan dat vanuit je eigen gekoppelde mailbox.
Daarbij bepaal je niet alleen wat wordt verstuurd, maar ook wanneer en hoe vaak. Automatische opvolging vraagt om duidelijke voorwaarden: wanneer volgt een volgend bericht en wanneer moet de reeks stoppen?
Een reactie moet bijvoorbeeld voorkomen dat iemand onbedoeld dezelfde standaardopvolging blijft ontvangen. Een afwijzing of verzoek om niet meer gemaild te worden vraagt om een andere afhandeling dan interesse of een inhoudelijke vraag.
Software kan delen van die verwerking overnemen. Het begrijpen van een behoefte, beantwoorden van een inhoudelijke vraag of bespreken van een bezwaar vraagt om persoonlijk commercieel contact.
Wat blijft jouw taak? De opvolgaanpak en stopvoorwaarden bepalen, de voortgang beoordelen en zorgen dat relevante reacties persoonlijke aandacht krijgen.
Wat kun je beter zelf blijven doen?
Vooral werkzaamheden waarbij je commerciële keuzes maakt of een relatie opbouwt, vragen om menselijke betrokkenheid.
Denk aan:
- Je commerciële uitgangspunten bepalen. Wat bied je aan, welke doelgroep wil je bereiken en wat maakt jouw aanbod relevant?
- Je aanpak bijstellen. Wanneer blijkt dat je doelgroep, propositie of benadering niet goed aansluit, bepaal je welke veranderingen nodig zijn.
- Behoeften en bezwaren begrijpen. Wat bedoelt een prospect precies en welk probleem probeert die op te lossen?
- Het verkoopgesprek voeren. Doorvragen, adviseren, onderhandelen en vertrouwen opbouwen.
Dat betekent niet dat je ieder gevonden bedrijf of iedere geschreven e-mail zelf hoeft te beoordelen. Je bepaalt waar controle nodig is en welke werkzaamheden binnen duidelijke kaders zelfstandig kunnen verlopen.
Het uitgangspunt is: automatiseer het werk, niet de verantwoordelijkheid.
Hoe begin je met het automatiseren van koude acquisitie?
Je hoeft niet direct je volledige acquisitieproces automatisch te laten verlopen.
Een praktische aanpak bestaat uit vier stappen:
- Stel je propositie en doelgroep in. Leg vast wat je aanbiedt, welke bedrijven en personen je wilt bereiken en wat je commerciële boodschap is.
- Laat het voorwerk automatiseren. Begin met bedrijven en contactpersonen zoeken, contactgegevens controleren, informatie verzamelen en e-mails voorbereiden.
- Beoordeel eerst de uitkomsten. Controleer of de selectie klopt, de informatie bruikbaar is en de berichten passen bij je aanbod. Pas de instellingen aan waar nodig.
- Automatiseer verder wanneer je vertrouwen hebt in de werkwijze. Laat meer werkzaamheden zelfstandig verlopen binnen de ingestelde kaders. Blijf de voortgang volgen en zorg dat geïnteresseerde reacties persoonlijke aandacht krijgen.
Houd bij de inrichting rekening met de geldende regels voor commerciële communicatie en de verwerking van persoonsgegevens. Het gebruik van software neemt die verantwoordelijkheid niet weg.
Minder handwerk, meer ruimte voor persoonlijke acquisitie
Door het terugkerende zoek-, schrijf- en opvolgwerk te automatiseren, kan acquisitie structureel doorgaan, ook wanneer je druk bent met klanten en lopende deals.
Zo blijft er meer ruimte over voor het deel waarin jouw commerciële kennis belangrijk is: geïnteresseerde prospects begrijpen, gesprekken voeren en relaties opbouwen.
