Privacyverklaring Vanelo AI

Versie 2.0 · 6 mei 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe Vanelo AI persoonsgegevens verwerkt op de marketing website (vanelo.ai, hierna: de Website) en in de softwaretoepassing (app.vanelo.ai, hierna: de App). Waar de App en de Website van elkaar afwijken, wordt dit expliciet vermeld.

1. Wie wij zijn

Vanelo AI, gevestigd te Arnhem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor klantdata die wij in de App namens de klant verwerken (zoals mailbox- en agendagegevens) treden wij op als verwerker; de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover staan in onze Algemene Voorwaarden, Bijlage A (Verwerkersovereenkomst).

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via privacy@vanelo.ai.

2. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor:

• bezoekers van de Website (vanelo.ai en alle subpagina's, met uitzondering van app.vanelo.ai)
• gebruikers van de App (app.vanelo.ai), inclusief beheerders en teamleden binnen een klantorganisatie
• personen waarover gegevens in de App worden verwerkt (zoals leads en zakelijke contactpersonen)

3. Welke gegevens wij verwerken

3.1 Website (vanelo.ai)

• contactgegevens die je zelf invult (zoals naam, e-mailadres, bedrijf, bericht in een formulier)
• technische gegevens (IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's) voor het correct functioneren van de site

3.2 App (app.vanelo.ai)

3.2.1 Account- en organisatiegegevens

• naam, e-mailadres, taalvoorkeur, functie en organisatienaam
• inloggegevens (versleuteld) of gekoppeld OAuth-account (Google, Microsoft)
• rol binnen de organisatie en abonnementsgegevens

3.2.2 Mailbox- en agendagegevens

Alleen na expliciete koppeling, zie sectie 7.

• e-mailberichten verzonden aan of ontvangen van actieve leads in de targetlijsten
• agenda-items die nodig zijn om beschikbaarheid te bepalen voor afspraakvoorstellen
• OAuth-tokens, versleuteld opgeslagen

3.2.3 Lead- en bedrijfsgegevens (klantdata)

• zakelijke contactgegevens van potentiële klanten (naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, werkgever)
• bedrijfsinformatie (sector, omvang, technologieën, openbare nieuwssignalen)
• communicatiegeschiedenis tussen de klant en de lead

3.2.4 Gebruiks- en logginggegevens

• functionele logregels, foutmeldingen, gebruiksstatistieken
• audit logs van wijzigingen die binnen de organisatie zijn gemaakt

4. Hoe wij gegevens verkrijgen

• direct van jou (registratie, profielinstellingen, formulieren, gekoppelde mailbox of agenda)
• automatisch (gebruik van Website of App, technische logs)
• van zakelijke databronnen voor leadinformatie (zoals openbare bedrijfsdata via gespecialiseerde dataleveranciers)

5. Doeleinden van verwerking

• het leveren, beveiligen en verbeteren van de Website en de App
• het uitvoeren van leadgeneratie- en outreachfuncties in opdracht van de klant
• communicatie met klanten en geïnteresseerden
• facturatie, administratie en naleving van wettelijke verplichtingen
• het opsporen en voorkomen van misbruik en fraude

6. Rechtsgrond

• uitvoering van de overeenkomst (App-gebruik, levering dienst)
• gerechtvaardigd belang (productverbetering, beveiliging, beperkte productanalyse)
• wettelijke verplichting (administratieplicht, fiscale bewaarplicht)
• toestemming (waar wettelijk vereist, bijvoorbeeld voor het koppelen van mailbox of agenda)

7. Mailbox- en agendatoegang in de App

De App kan met jouw expliciete toestemming worden gekoppeld aan Google Workspace of Microsoft 365. Vanelo AI vraagt alleen de rechten die noodzakelijk zijn voor de aangeboden functies en handelt strikt binnen die rechten.

7.1 E-mails lezen

• doel: detecteren van antwoorden op door de App verstuurde berichten en het analyseren van jouw eigen schrijfstijl voor de tone of voice
• omvang: alleen berichten verzonden aan of ontvangen van actieve leads in jouw targetlijsten; eenmalige analyse van een steekproef verzonden berichten voor de tone of voice
• bewaring: brontekst van geanalyseerde verzonden berichten wordt na verwerking niet bewaard; afgeleide stijlkenmerken (toon, lengte, openings- en afsluitformules) worden in geanonimiseerde vorm bewaard zolang het account actief is

7.2 E-mails opstellen en verzenden

• doel: het opstellen, plaatsen als concept of (na expliciete activatie) namens jou verzenden van outreachberichten naar leads
• omvang: uitsluitend naar actieve leads in jouw targetlijsten

7.3 E-mails labelen

• doel: zichtbaar maken in jouw mailbox welke berichten door Vanelo AI zijn aangemaakt of verstuurd, zodat je dit zelf kunt herkennen en filteren

7.4 Agenda lezen

• doel: het vinden van vrije momenten om aan reagerende leads voor te stellen
• omvang: read-only beschikbaarheidsinformatie. Vanelo AI plaatst zelf geen afspraken in jouw agenda.

7.5 Wat wij niet doen

• geen volledige inboxarchivering buiten de hierboven beschreven doeleinden
• geen toegang tot privécorrespondentie buiten de actieve leadcontext
• geen delen van OAuth-tokens met derden, behoudens een wettelijke plicht

Je kunt de koppeling op elk moment intrekken in de App. Daarna worden tokens onmiddellijk verwijderd.

8. Cookies en tracking

8.1 Website

De Website gebruikt uitsluitend functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn voor een correcte werking.

8.2 App

De App gebruikt strikt noodzakelijke sessie- en functionele opslag (zoals een sessietoken voor het ingelogd blijven en taalvoorkeur).

9. Sub-verwerkers

Vanelo AI maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde leveranciers (sub-verwerkers) om de Dienst te leveren:

• hosting en database (EU-regio)
• productiviteitsplatformen voor mailbox- en agendakoppeling (Google, Microsoft, alleen op basis van jouw eigen toegang)
• AI-tekstgeneratie en -analyse
• zakelijke leaddatabronnen
• workflow- en automatiseringsdiensten
• transactionele e-mailbezorging
• betalingsverwerking (separaat verwerkingsverantwoordelijk voor kaartgegevens)

Een actuele lijst met sub-verwerkers, doel, regio en doorgiftegrond is op verzoek beschikbaar via privacy@vanelo.ai.

10. Internationale doorgifte

Voor sub-verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte hanteren wij de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie en aanvullende technische maatregelen waar nodig.

11. Bewaartermijnen

Vanelo AI kan tekst uit verstuurde en ontvangen berichten gebruiken om eigen AI-modellen te verbeteren. Voordat tekst voor dit doel wordt bewaard, worden alle persoons- en bedrijfsidentificerende gegevens verwijderd, zodat de tekst niet meer naar een persoon of organisatie te herleiden is.

12. Beveiliging

Vanelo AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Daaronder vallen onder meer:

• versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en in opslag
• strikte rolgebaseerde toegangscontrole en logging van toegang
• meervoudige authenticatie en least-privilege beleid voor medewerkers
• geautomatiseerde back-ups en monitoring van onze systemen
• veilige softwareontwikkeling en periodieke onafhankelijke security pentests
• hosting en primaire opslag binnen de Europese Economische Ruimte
• een vastgelegde procedure voor het herkennen, melden en afhandelen van incidenten

Zakelijke klanten kunnen in de bijlage bij onze verwerkersovereenkomst een gedetailleerd overzicht van onze technische en organisatorische maatregelen opvragen.

13. Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Verzoeken kun je indienen via privacy@vanelo.ai. Wij reageren binnen 30 dagen. Verwijdering van een organisatie en alle bijbehorende persoonsgegevens vindt plaats binnen 30 dagen na schriftelijk verzoek, behoudens een wettelijke bewaarplicht.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen

Vanelo AI kan deze verklaring aanpassen. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd. De geldende versie staat altijd op vanelo.ai/privacy.

15. Contact

Vanelo AI, Arnhem
E-mail: privacy@vanelo.ai